Support au Service Management Office - Portefeuille bénéficiaires

Le/La Support SMO assure un pilotage opérationnel de l’allocation et de l’utilisation des budgets sur les activités RUN et projets.
Il/Elle exécute et trace les opérations de commande (biens et services) dans SAP, et contrôle l’usage des fonds affectés aux projets via OTOBOS, afin d’assurer une gouvernance précise et préventive : corriger l’horizon des dépenses selon les risques sur le scope, le planning et l’état réceptionné des livrables intermédiaires et définitifs.
Le responsable du centre de compétence reste propriétaire du budget et prend les décisions d’arbitrage ; le Support SMO prépare, contrôle et alerte.

Responsabilités principales

1) Pilotage des services du portefeuille (qualité opérationnelle)

Tenir à jour la traçabilité des enveloppes budgétaires RUN et des allocations projets associées au centre de compétence (références, imputations, justificatifs).
Assurer la cohérence entre demandes, engagements, commandes, réceptions et dépenses constatées (qualité des données et pièces).
Détecter les écarts récurrents (imputations incorrectes, engagements non soldés, réceptions manquantes) et déclencher les corrections avec les parties prenantes.
2) Suivi RUN orienté bénéficiaire

Passer les commandes SAP pour biens et services à la demande des responsables (création, suivi, relances, corrections) conformément aux règles achats.
Suivre l’exécution opérationnelle des achats : statut commande, réception, conformité administrative, blocages, et escalader si nécessaire.
Produire un suivi simple RUN : consommé vs engagé vs restant, et signaler les risques de dépassement au responsable du centre.
3) Service readiness des livrables projets (projet → service)

Contrôler les fonds projet via OTOBOS : cohérence allocation → engagements → consommations, et alignement avec l’avancement réel.
Ajuster l’horizon de dépenses de façon préventive sur base :
des risques sur le scope (dérives, demandes de changement),
du planning (retards, jalons),
de l’état de réception des livrables (intermédiaires/définitifs) et conditions associées.
Préparer les éléments pour décision en gouvernance OTOBOS (alertes, propositions de re-phasage, justifications factuelles).
4) Reporting de service (simple et actionnable)

Préparer le reporting mensuel OTOBOS pour le Comité Financer : état des budgets, engagements, consommations, écarts, risques et actions.
Assurer le suivi des actions décidées en comité (registre, responsables, échéances, relances) et produire une vue “statut” claire.
Consolider les informations nécessaires auprès des fournisseurs (avancement, livrables, réceptions) pour fiabiliser le pilotage.
Livrables attendus (concrets, légers)

Reporting mensuel OTOBOS (RUN + projets) pour le Comité Financer : chiffres + risques + actions.
Registre achats SAP : commandes, statuts, réceptions, anomalies et corrections.
Registre d’alertes et d’actions : écarts, risques scope/planning/réception, décisions, suivi.
Profil & compétences recherchées

Profil

Profil junior orienté exécution (suivi budgétaire opérationnel, achats, SMO/contrôle de gestion “terrain”).
Capacité à travailler avec responsables de centre, chefs de projet et fournisseurs, avec rigueur et sens du suivi.
Compétences clés

Rigueur administrative : traçabilité, complétude, respect des procédures.
Compréhension pratique des notions engagé / réceptionné / consommé.
Capacité à produire un reporting clair et à alerter sur base de faits.
Relance, coordination, suivi d’actions jusqu’à clôture.
Outils (attendus)

SAP Achats conforme aux règles WBFIN II : exigé.
Fichiers de suivi (Microsoft Excel) : exigé.
OTOBOS (reporting fiancier, facturier et échéancier, registre risques/actions) : atout complémentaire.
Outils de collaboration : Office365 exigé.
Certifications

Expérience achats ou contrôle budgétaire opérationnel : exigé.